Documento para chamar de meu

A equipe 4x4 aproveitando as paradas obrigatórias do rally, vem até você para explicar nosso ultimo desafio!  Durante a jornada o grupo passou por vários obstáculos, mas com aprendizado e bons amigos para ajudar, estamos quase conquistando nosso objetivo, vencer a corrida e estimular o publico sobre a matéria diplomática e tipologia.

Impulsionado pelo tema “empresas juniores”,  a equipe busca agora concluir a ultima etapa da corrida, deixando claro para você, o público, algumas questões importantes. 

Trbalho final :  

Proposta do grupo em relação ao blog:

A intenção do grupo ao trabalhar com o nome “Arquivo 4x4” foi de fazer uma analogia representando as dificuldades do cotidiano arquivístico, e o “potente motor” da aprendizagem que impulsiona o conhecimento desta área. O caráter off-road do blog faz menção aos “rallys” que enfrentamos na busca dos documentos propostos nas atividades da disciplina Diplomática e Tipologia Documental, e na análise destes.

Não só em relação às barreiras já citadas no parágrafo anterior, a analogia do nome do grupo também remete aos diferentes e possíveis caminhos que esperávamos encontrar (e encontramos) para traçar uma trilha onde vários caminhos levavam ao mesmo ponto.  Obstáculo após obstáculo, a equipe Arquivo 4x4 tem conseguido vencer os desafios e estamos na reta final para cruzar a linha de chegada de um dos primeiros entraves que teremos durante a nossa jornada arquivística.

A escolha do tema Empresas Juniores na UnB deu-se principalmente por ser um tema ainda não abordado por outros blogs de turmas que passaram por esta disciplina. Outro fator determinante que nos levou a eleger este tema foi o de despertar a curiosidade de muitos alunos que não tem conhecimento sobre os requisitos para a abertura de uma empresa Junior, e de como se dá o trabalho destas.

Proposta do grupo em relação ao documento para chamar de meu:

            A proposta do grupo ao compor o trabalho final “documento para chamar de meu”, é a análise de um modelo de contrato apresentado pelo Concentro de o uso não obrigatório pelas Empresas Júnior. Partindo deste ponto, ao decorrer deste trabalho apresentaremos a análise do contexto deste documento, algumas alterações no processo, normas para o processo e as análises diplomática e tipológica considerando que o modelo de documento apresentado pertença à empresa júnior do curso de Administração, ADeM.

É importante ressaltar que todas as conclusões do grupo foram baseadas nos conhecimentos adquiridos ao longo não só desta disciplina como também de disciplinas anteriormente cursadas na graduação em Arquivologia, e em textos de autores renomados da área que estão referenciados ao decorrer e no final deste trabalho final.

Discussão conceitual:

            Levantaremos neste trabalho uma análise mais completa e adaptada à relidade dos documentos de contrato usados pelas empresas juniores no ato, fundamentados nos trabalhos de Lopez (1999 e 2012) e Duranti (1996).

            A análise tipológica proposta por Lopez (1999) atende bem às nossas necessidades pois parte, resumidamente, da coleta de dados e registro de informações em fichas, seguida pela revisão, padronização dos aspectos formais, cruzamento de informações e levantamento das funções encontradas em cada documento. Consideramos estas etapas importantes pois mostram um resultado positivo, principalmente, na identificação de documentos duplicados e no controle de vocabulário, o que torna tal atividade mais especializada.

            Outra referência que se adéqua às análises feitas é a de Duranti (1996). Primeiramente, sua definição sobre os elementos externos dos documentos ajuda na compreensão da função. O suporte, a escrita, a linguagem são fatores de interpretação que permitem uma visão mais específica sobre o papel daquele documento em determinado contexto. Já os elementos internos são essenciais na compreensão do que diz do que quer transmitir tal mensagem. Essa análise completa as peças do quebra-cabeças no momento que liga os elementos externos ao real conteúdo da informação no documento.

            A análise tipológica do modelo de contrato que o grupo propõe neste trabalho está embasada no referencial teórico de Lopez" (2012) relacionado à atividade "Texto do Lopez" proposta no decorrer da disciplina Diplomática e Tipologia Documental disponível em: http://arquivologia4x4.blogspot.com.br/2013/02/texto-do-lopez.html

Contexto do documento

            Comum nas atividades-meio de organizações, contratos de prestação de serviços são formalizações de acordos feitos entre organizações para prestação de algum serviço. A Federação de Empresas Juniores do Distrito Federal (Concentro) faz a mediação entre as Empresas Juniores cadastradas e as instituições que buscam contratar seus serviços. Dessa forma, o Concentro age como uma associação das próprias empresas e realiza trabalhos de orientação geral às mesmas.

            O modelo de contrato que será analisado a seguir é um exemplo dessa mediação. No presente documento, o Concentro facilita o trabalho das Empresas Juniores na busca de uma assessoria jurídica para elaboração de seus contratos. Este modelo pode ser encontrado no sítio online do Concentro ou na seguinte URL: < http://www.concentro.org.br/portal/attachments/013_Modelo_de_Contrato_de_Prestacao_de_servico.pdf>.

O documento está disponível para visualização em : AQUI

Normas para o processo:

O documento escolhido, contrato de prestação de serviços, é o instrumento que tem por finalidade formalizar a obrigação que o contratado submeteu a atender as necessidades propostas pelo contratante, mediante remuneração. É o processo em que consiste na prestação de serviços por parte da Empresa Júnior em fornecer serviços para outras empresas, caracterizadas principalmente por pequeno e médio porte em diversas áreas de atuação A Empresa Júnior deve elaborar um contrato que deverá ser assinado antes de cada serviço prestado, sendo um instrumento de segurança para as empresas envolvidas e deve conter as seguintes informações: descrição do serviço a ser prestadas, obrigações de ambas as partes, vigência, valor total do serviço, forma de pagamento, penalidades em caso de não pagamento, uso da imagem de ambas as partes, regras no caso de rescisão, estabelecimento do foro competente para dirimir eventuais dúvidas e assinaturas dos representantes legais de ambas as partes e de duas testemunhas.

A base para acontecimento do processo é o surgimento do contrato de prestação de serviços. Inicia-se com o interesse por parte da empresa de contratar para o exercício dos serviços necessários a Empresa Júnior. A partir desse contato inicial marca-se uma reunião com os chefes das unidades da Empresa Júnior, por exemplo, no caso da Empresa Júnior de Administração, com os chefes da Logística, Recursos Humanos, Finanças, Recursos Materiais, Gestão Estratégia, dentre as outras áreas existentes e com os representantes da empresa interessada. O objetivo da primeira reunião é conhecer toda a estrutura da empresa, procedimentos das atividades, missão, visão e principalmente o motivo de procura para contratação.

Após o procedimento inicial de mero conhecimento, os integrantes da Empresa Júnior se reúnem para articular a formação dos grupos de acordo com a demanda realizada pela empresa interessada. Quando a empresa é de pequeno porte, até iniciar de fato a execução dos serviços realizam-se aproximadamente mais duas reuniões, quando a empresa é de médio o quantitativo de reuniões até o início da execução é em cerca de 4 a 5, quanto ao número de reuniões e o prazo de entrega do serviço são variáveis que dependem da demanda exigida pelo cliente. Após essas reuniões cria-se um contrato de trabalho que só é formalizado a partir da segunda reunião pelo fato dos integrantes da Empresa Júnior ter a certeza que possuem as devidas condições para suprir as necessidades do interessado e obter um resultado eficaz.

Após a assinatura do contrato de prestação de serviços iniciam-se as visitas nos estabelecimentos da empresa interessada, como também a execução de fato.

O procedimento de forma esquematizada acontece da seguinte forma:

1)      Surgimento de necessidades

 

2)      Contato inicial com a Empresa Júnior

3)      Reuniões para tomar conhecimento da estrutura da empresa interessada.

4)      Articulação para formação dos grupos de acordo com a demanda.

5)      Assinatura do contrato elaborado para cada serviço
prestado.

6)      Execução do serviço.

Sugestão na alteração do processo

A sugestão de alteração no procedimento é em relação ao momento de visita à empresa interessada, em que este momento atualmente só ocorre depois da assinatura do contrato de prestação de serviços, no entanto seria mais adequado ocorrer após a apresentação das demandas por parte da empresa interessada, como forma da Empresa Júnior tomar conhecimento das reais condições da empresa interessada como também já iniciar um prévio planejamento da futura execução.

 

Análise diplomática do documento no acervo do Concentro (Federação de empresas juniores do DF)

 

DEFINIÇÃO: Tal documento tem a finalidade de concretizar e formalizar a negociação realizada entre as partes.

DENOMINAÇÃO: Contrato de Prestação de Serviços.

ÓRGÃO PRODUTOR: Federação de empresas juniores do Distrito Federal (Concentro).

VIGÊNCIA: Guarda Permanente.

Acesso: Privado.

TRAMITE: criação do documento > assinatura das partes > arquivo intermediário (até o cumprimento da vigência do contrato) > arquivo permanente.

CARACTÉRES EXTERNOS:

-Suporte: Papel, tamanho A4

-Gênero: Textual

-Formato: Contrato

-Forma: Original

-Linguagem: Português do Brasil

-Sinais especiais: Logotipo do Concentro no canto superior direito de cada folha.

 

Análise tipológica do documento no acervo do Concentro (Federação de empresas juniores do DF)

 

 

Contrato de Prestação de serviço.
Fundo	Federação de empresas juniores do Distrito Federal (Concentro)
Titular	Federação de empresas juniores do Distrito Federal (Concentro)
Função	Representar o acordo entre as partes, especificando os deveres e direitos das partes.
Tipo arquivístico simples	Simbolizar o acordo entre o Concentro e o contratante para prestação de tal serviço.
Tipo arquivístico completo	Especificar a contratação de prestação de serviços, tratando tanto obrigações como direitos de cada parte, comprovando o comprometimento das mesmas.
Espécie	Contrato de prestação de serviço.

  

Resultado

A grande dificuldade encontrada pelo grupo no decorrer do trabalho foi o acesso ao documento propriamente dito. No fim, o documento obtido foi um modelo de contrato de prestação de serviço adotado pelo Concentro, aplicável às empresas juniores associadas.

O modelo de contrato apresentado, apesar de ser divulgado para os associados ao Concentro, não é de uso obrigatório. Ou seja, empresas com a AD&M (empresa júnior do curso de Administração de Empresas da Universidade de Brasília - UnB) não usam em todas as suas negociações.

Apesar desse contratempo, procuramos analisar e observar o documento dentro do contexto das instituições trabalhadas. A partir das leituras, observamos que a teoria diverge da prática principalmente na construção de instrumentos como código de classificação.

Em uma das discussões, o grupo concluiu que as análises diplomáticas e tipológicas já eram feitas pelos integrantes em experiências como estágio inconscientemente. As associações entre função dos documentos na classificação de acordo com código era feita de maneira rústica e intuitiva. A disciplina permitiu o aperfeiçoamento da técnica e a ligação entre os processos de análises e a construção dos instrumentos.

O referido trabalho ajuda a desenvolver uma nova forma de análise dos documentos de forma mais focada nas Empresas Juniores da UnB. Unindo as informações absorvidas das leituras, aperfeiçoamos um método de análise mais compatível com a documentação trabalhada, já que os métodos estudados durante o semestre eram incompletos para tais documentos.

Pela temática escolhida pelo grupo ser nova em relação às discussões existentes na disciplina, o mesmo pode ainda servir como motivador para futuras pesquisas.

Referências

LOPEZ, A. Tipologia documental de partidos e associações políticas brasileiras. São Paulo: História Social USP/ Loyola, 1999. (Teses)

DURANTI, Luciana. Diplomática: usos nuevos para una antigua ciencia. Trad. Manuel Vázquez. Carmona (Sevilla): S&C, 1996. (Biblioteca Archivística, 5).

LOPEZ, André Porto Ancona. Identificação de tipologias documentais em acervos de trabalhadores. In: Antonio José Marques; Inez Tereznha Stampa. (Org.). Arquivos do mundo dos trabalhadores: coletânea do 2º Seminário Internacional. São Paulo; Rio de Janeiro: CUT; Arquivo Nacional, 2012, p. 15-31.

http://arquivologia4x4.blogspot.com.br/2013/02/texto-do-lopez.html