sexta-feira, 25 de janeiro de 2013

UM DOCUMENTO PRA CHAMAR DE MEU (PARTE 1)

E aí, galera? Começamos hoje com outra trilha pra percorrer. Dessa vez, daremos início à atividade “Um documento pra chamar de meu”.

Assunto de um dos primeiros posts (que você confere aqui: http://arquivologia4x4.blogspot.com.br/2012/11/empresas-juniors-no-rally.html), as Empresas Juniores da UnB vão dar o tom das abordagens dessa atividade.

Para nos situarmos, vamos a um rápido briefing com sobre a trilha de hoje. A AD&M é a empresa júnior da UnB para os alunos do curso de graduação em administração. No mercado desde 1992, a empresa é composta e gerida por alunos e tem como missão o seguinte valor: 

“Formar profissionais preparados para o Mercado que contribuam para o desenvolvimento da Sociedade, por meio da vivência empresarial e de soluções de Consultoria em Gestão, gerando valor para os Clientes e UnB."

Primeira empresa júnior do centro-oeste, a AD&M ganhou reconhecimento no mercado e, em 2008, ganhou o Prêmio de Melhor Empresa de Serviços do Distrito Federal.

Partindo disso, vamos aos trabalhos propriamente ditos.

Análises dos documentos:
1º DOCUMENTO: SELO BRASIL JÚNIOR

O tipo do documento é “Critérios para a certificação”, sendo que seus caráteres externos (Duranti, 1996) são:
- SUPORTE: meio digital;
- FORMATO: PDF;
- GÊNERO: textual e imagético;
- FORMA: cópia;
- IDIOMA: português do Brasil.

A entidade produtora é a Confederação Brasileira de Empresas Juniores. Tem como atribuição a representação dos interesses das empresas juniores do Distrito Federal, como também seu fortalecimento, crescimento e desenvolvimento. A atividade que gerou este documento foi a regulação de acesso ao Selo Brasil Júnior, que define termos e condições para ter acesso à certificação. O documento é destinado a todas as empresas juniores que pretendem possuir o Selo Brasil Júnior.


2º DOCUMENTO :  Carta elaborada pelo departamento do curso relacionado com a empresa júnior mencionando que o processo de constituição foi concretizado dentro da UnB.

O referido documento tem por finalidade, obter a aprovação da Universidade relacionada para que tal Empresa Junior fosse instituida com os devidos requisitos para atuar sob o espaço da própria universidade. Após aprovação de tal declaração, a empresa passa a reconhecer e fazer parte fisicamente da universidade, como sendo um espaço de  aperfeiçoamento dos ensinamentos de sala de aula para uma rotina prática. 
Do ponto de vista tipológico podemos identificar informações relevantes e necessárias, para que tal empresa seja instituida devidamente sob o ponto de vista legal. Análise tipológica :
DENOMINAÇÃO: Carta de declaração de preenchimento de requisitos, para aprovação da Universidade. 
DEFINIÇÃO: Carta elaborada pelo departamento do curso relacionado com a empresa júnior mencionando que o processo de constituição foi concretizado dentro da UnB. 
ORGÃO PRODUTOR: Departamento do curso relacionado.
DESTINATÁRIO: Universidade em questão (no caso: Universidade de Brasília).
TRAMITE: Criação > cumprimento de requisitos exigidos > aprovação da coordenação > aprovação da universidade > Registro de dados na Receita Federal> reconhecimento de firma em cartório> encaminha-se à Receita Federal mais proxima para revisão de veracidade > Registro de CNPJ . 
VIGÊNCIA: Guarda Permanente.
ACESSO: Privado (depende da empresa)
CARATERES EXTERNOS: 
                           - Suporte: Papel
                           - Classe: Textual
                           - Formato: Carta
                           - Forma: Original

DOCUMENTO 3º:  Contrato de Prestação de Serviços.

DEFINIÇÃO: Tal  documento tem a finalidade de concretizar e formalizar o contrato de negociação realizado entre as partes.
DENOMINAÇÃO: Contrato de Prestação de Serviços.
ÓRGÃO PRODUTOR: As empresas envolvidas.
VIGÊNCIA: Guarda Permanente. 
Acesso: Privado.
TRAMITE: interesse entre as partes > criação do documento > assinatura das partes (após cumprir todas as etapas, o documento segue para o arquivo permanente). 
CARACTERES EXTERNOS: 
                             - Suporte: Papel
                             - Classe: Textual
                             -  Formato: Contrato
                             - Forma: Original

Associando ao texto do M.R. 1.3 destacamos a importância de identificação das séries documentais. No texto a ênfase quanto a esse aspecto que envolve conceitos diplomáticos, principalmente, requer um trabalho minucioso para identificação desse fator em uma determinada massa documental acumulada visto que a partir da identificação das características tipológicas dos documentos pode-se iniciar as demais "etapas arquivísticas" de forma eficiente respeitando os devidos princípios.

FONTE:
http://www.concentro.org.br/portal/attachments/013_Modelo_de_Contrato_de_Prestacao_de_servico.pdf
http://www.concentro.org.br/portal/index.php?option=com_content&view=article&id=13&Itemid=8

terça-feira, 22 de janeiro de 2013

Atividade Desafio

É claro que sem combustível não poderíamos continuar na corrida. Aproveitamos a ida do mecânico ao posto mais próximo, para alimentar nosso conhecimento. Depois de nossa última aventura a respeito dos documentos digitais, desafiamos você à ajudar a desvendar o mistério do documento que autorizou o acontecimento do rally. O questionamento é referente à autorização para realização do evento. 
Houve uma interrupção, à pedido da justiça indicando o fim do rally, devidos a supostas ilegalidades, já que o mesmo está sendo realizado em áreas de preservação da União, sendo proibida qualquer atividade nestas. O referido documento foi emitido de comum acordo entre as partes, mas o problema foi quanto à autenticidade e veracidade do mesmo já que tais informações foram processadas e armazenadas como documento digital, com assinatura digital dos interessados, mas não preencheram os requisitos impostos pelo MoReq-Jus. A partir dessa terrível parada inesperada, relate sobre o conceito de autenticidade e veracidade do documento digital em questão e relacione-o com os requisitos expressos no MoReq-Jus. Boa aventura!!!
Ajuda para desvendar o mistério: MoReq - Jus







quinta-feira, 17 de janeiro de 2013

                                                                       Anexo I



                             Após a ultima aventura, passamos por problemas sérios de turbulência, e tivemos que fazer mais uma parada. Mas nada como uma boa ajuda para nos auxiliar ! Contamos com o auxílio de um profissional completamente preparado e disposto a nos ajudar a respeito das  turbulências da diplomática, e nos fazer voltar ao rally bem mais preparados para os nosso próximos obstáculos. No estilo bem off-road já conhecido, Leonardo Monteiro Arquivísta formado chegou para dar um upgrade que faltava na jornada e deixar claro as duvidas à respeito da problemática do documentos digitais, utilizando como base seu trabalho de mestrado , que foi do Superior Tribunal de Justiça - STJ. Com a equipe unida e todos prestes a embarcar em uma nova aventura, pegamos nossos equipamentos e estamos prestes a concluir uma nova etapa da corrida, a do conhecimento. O palestrante, deixou claro que os documento digitais ainda são objeto de grande discussão entre arquivistas, que há divergências com o  pessoal de outras áreas; tratar de tais documentos não é tão fácil quanto parece e a falta de interação entre as matérias envolvidas dificultam um melhor desenvolvimento do trabalho arquivístico. O tratamento físico para o digital concordam e até mesmo se igualam em certas etapas, mas em outras parecem estar totalmente desconexos com a realidade social, jurídica, histórica e financeira do país. 
                             O vídeo acima, será o ponto de partida para que possamos exemplificar alguns dos problemas encontrados ao se trabalhar com documento digitais, suas vantagens e desvantagens e a inter relação existente entre a arquivologia e outras áreas.  Prontos para mais essa aventura ? 
Analisaremos agora por partes :


   1.   Conforme visto na reportagem, após a digitalização os documentos são eliminados e conserva-se apenas o protocolo inicial, levando em conta a abordagem administrativa tal ação fere ao princípio da originalidade devendo assim ser conservado até o período de vigência documental, o seu suporte original. Visto que até o momento não existe uma legislação específica sobre a gestão de documentos eletrônicos, apenas diretrizes, dessa forma não se tem a garantia de que os documentos digitalizados possuem um valor probatório. Destaca-se também que o ato da eliminação exige a realização de uma prévia avaliação realizada por uma comissão constituída por membros de diversos setores da organização a qual os documentos pertencem. Outra problemática existente quanto à eliminação é em relação à possibilidade de fraudes, no momento em que o sistema pode ser invadido e em muitos casos modificar os documentos, surgindo outro documento que não tem relação alguma com o fundo documental em que esse novo documento está localizado, ferindo também ao princípio da proveniência e sendo motivo de questionamento quanto a segurança da informação, ressaltando que cabe ao arquivista a responsabilidade por tal fator.
Levando em conta a abordagem jurídica, destaca-se no texto a realização de todo o procedimento de digitalização realizado por técnicos em arquivo, desconsiderando a presença e necessidade de um arquivista, conforme exigido em lei.
             2.     Como exposto no vídeo, os documentos após passarem pela indexação e digitalização, são armazenados no suporte CD, que no entendimento do grupo veem a ser um problema. 
           Ao observarmos os avanços rápidos da tecnologia e suas variações constantes, o grupo se questiona quanto ao tempo que tal  informação poderá ser guardada e protegida e as dificuldades encontradas para a transmissão da informação. Analisando o suporte CD podemos entender como tal questionamento surgiu. O formato CD por estar sempre associado à uma máquina para transmitir sua informação acarreta problemas quanto ao acesso, já que não é qualquer equipamento capaz de lê-lo; e tal suporte daqui algum tempo, talvez, poderá sofrer transformações, ficar ultrapassado e até mesmo ser "extinto", fazendo-se necessário a mudança do suporte a cada vez que este já não servir mais para uso. Tornando o aperfeiçoamento e aprimoramento das técnicas e tecnologias trabalhos a serem realizados constantemente. Diante do exposto Lacombe e Margareth atestam que " é preciso assegurar que o documento possa ser lido e compreendido pelas gerações futuras" , segurança essa que, para nós estudantes de Arquivologia, é na verdade duvidosa quanto ao suporte em questão. 
                     Analisando o vídeo sob um contexto geral, citamos as vantagens e desvantagens encontradas :

                                                                    Vantagens 

     - rapidez na tramitação;
     - economia de custo ($), tanto com a matéria quando com o pessoal e tempo;
     - fácil recuperação de dados;
     - capacidade de armazenamento maior;
     - agilidade na transmissão da informação aos seus usuários;
     - retorno às exigências ecológicas;
     - economias de espaço; 

                                                                Desvantagens

     - necessidade de intermediação de equipamentos eletrônicos;
     -  desatualização de software e hardware, impossibilitando a recuperação da informação;
  - quanto à leitura, dependendo do suporte não possa ser reproduzido facilmente (desatualização);
     - constante adequação às novas tecnologias;
    - insegurança social, jurídica e histórica quanto à veracidade, autenticidade, preservação e confiabilidade dos documentos digitais; 
    - fragilidade do suporte digital;
    - grande propensão à danos; 

                    Tomando como nota a 'vantagem economia de custo' podemos ter como exemplo o exposto pelo palestrante Leonardo Moreira, que teve como base seu estudo, que foi realizado no Superior Tribunal de Justiça - STJ, em que observou o custo de cada processo produzido  ficava em torno de R$ 1.900,00 e 2.000,00 reais (calculado cada etapa pela qual o processo passava) enquanto o custo na reportagem apresentada chega à R$00,15 centavos por processo, sendo desconhecido os requisitos avaliados para tal contabilidade. 
                      Sob um ponto de vista histórico e social, o papel até hoje é de grande relevância quanto ao seu valor comprobatório das atividades, servindo como comprovação de muitas ações e fazendo com que fique a desejar quanto a autenticidade dos documentos digitais, já que prevalece uma incerteza quanto às informações apresentados por eles, deixando claro que a confiabilidade é bem maior com o documento físico (papel) do que por meios eletrônicos.  
                        

                    3.  Um outro questionamento levantado pelo grupo foi em relação ao tamanho de suporte que a rede de gerenciamento de documentos eletrônicos possui. A empresa possui o backup de arquivos em CD, o que é uma vantagem no caso de alguma falha no sistema de armazenamento digital original e é uma desvantagem no sentido de que futuramente o CD não será mais um suporte válido, deviso ao avanço tecnológico que irá demandar a migração de suporte. Não está relatado na reportagem se o material que foi digitalizado está hospedado nos próprios computadores da rede local da empresa, ou na internet, sendo o primeiro mais limitado. Também não é citado qual sistema ou ferramenta a empresa utiliza, como por exemplo o SIGAD ou GDE.
       Pode-se ressaltar que para que seja feita uma boa gestão destes documentos digitais, é necessário que os documentos originais também tenham uma gestão arquivística baseada nos princípios referentes. 


            4.    Em termos de indexação dos documentos, a empresa falha na simples enumeração de metadados. Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), indexação é o “processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras-chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação”.
Dessa forma, indexar tais documentos deve compreender também resumos, criação de palavras-chave e desenvolvimento de vocabulário controlado para obter objetividade nos processos de busca.
Duranti (2005, p. 120) enquadra suporte como um dos elementos externos dos documentos, destacando a crescente quantidade de suportes físicos encontradas na atualidade. Para a autora, tal escolha dentre as várias opções de suporte revela traços da finalidade da informação contida. Empresas terceirizam o serviço de digitalização tendo em vista a economia de tempo e espaço, porém o trabalho feito por tais empresas pode culminar numa desestruturação das informações digitalizadas. O processo de indexação impacta na recuperação dos documentos, e o trabalho mal planejado nesse aspecto pode acabar por comprometer uma das funções primordiais do arquivo: a recuperação das informações.

Bibliografia utilizada :
-  LACOMBE, Claudia rocha e Margareth da Silva. Acervo: Revista do Arquivo  Nacional/ Padrões para Garantir a Preservação e o Acesso aos Documentos Digitais. Acervo Rio de Janeiro, v. 20, nº 1-2, p 113-124, jan/dez 2007. 
- Slides do Palestrante , Leonardo Monteiro;
- link do vídeo: http://www.youtube.com/watch?v=GqW20LbaoOg

sexta-feira, 4 de janeiro de 2013

CINEMA





 Durante nossa última parada resolvemos visitar o CINEJEEP, local de encontro de todos os participantes da prova para um momento de lazer e descanso até porque a caminhada não é só de ralação.  Vimos o filme “Duplicity” que "conta a história de um agente da CIA Claire Stenwick e o agente da MI6 Ray Koval deixaram o mundo da espionagem governamental para trás para se beneficiar de uma altamente lucrativa guerra fria entre duas corporações rivais. A missão deles? Encontrar a fórmula de um produto que renderá uma fortuna à empresa que patentear primeiro. Para seus empregadores nada é proibido e, com muita coisa em jogo, ninguém sabe quem está enganando quem. Enquanto tentam passar a perna um no outro, Claire e Ray veem seu plano em perigo pela única coisa que não conseguem driblar: o amor."

Após a parada continuamos com a nossa aventura que será discutir a autenticidade diplomática, jurídica e histórica do documento do filme. O documento escolhido foi o rascunho do discurso feito pelo presidente da empresa com o intuito de ser apresentado aos empregados. O referido documento foi produzido com o objetivo de incentivar os participantes que estavam à frente da comissão de patente/produção do produto, tal documento expressar o sentimento e pensamento e tem seu caráter mais privado, podendo assim ser analisado segundo os princípios da diplomática, segundo Duranti “ El objeto de La diplomática no ES cualquier documento escrito que se estudie, sino solamente el documento archivístico; Es verdad que lós princípios e métodos Del análisis diplomático pueden ser extendidos a documentos que expresan sentimientos y pensamientos y son creados por indivíduos en su caráter más privado”.  Diante dessa exposição, podemos compreender se tal documento é autenticamente diplomático, jurídico e histórico. Quanto à análise chegamos à conclusão de que o documento será autentico diplomaticamente se possuir características que justifiquem todo o contexto de produção do documento, não sendo necessária constar elementos verídicos. Já quanto à sua autenticidade legal, observamos que o documento também é autenticamente legal por servir como prova de si mesmo (sua existência) e que garanta sua genuinidade através de uma autoridade. Agora quanto à sua autenticidade histórica, o documento é também considerado um exemplo deste, já que os documentos autênticos historicamente são os que atestam que as informações são verdadeiras.