Anexo I



                             Após a ultima aventura, passamos por problemas sérios de turbulência, e tivemos que fazer mais uma parada. Mas nada como uma boa ajuda para nos auxiliar ! Contamos com o auxílio de um profissional completamente preparado e disposto a nos ajudar a respeito das  turbulências da diplomática, e nos fazer voltar ao rally bem mais preparados para os nosso próximos obstáculos. No estilo bem off-road já conhecido, Leonardo Monteiro Arquivísta formado chegou para dar um upgrade que faltava na jornada e deixar claro as duvidas à respeito da problemática do documentos digitais, utilizando como base seu trabalho de mestrado , que foi do Superior Tribunal de Justiça - STJ. Com a equipe unida e todos prestes a embarcar em uma nova aventura, pegamos nossos equipamentos e estamos prestes a concluir uma nova etapa da corrida, a do conhecimento. O palestrante, deixou claro que os documento digitais ainda são objeto de grande discussão entre arquivistas, que há divergências com o  pessoal de outras áreas; tratar de tais documentos não é tão fácil quanto parece e a falta de interação entre as matérias envolvidas dificultam um melhor desenvolvimento do trabalho arquivístico. O tratamento físico para o digital concordam e até mesmo se igualam em certas etapas, mas em outras parecem estar totalmente desconexos com a realidade social, jurídica, histórica e financeira do país. 
                             O vídeo acima, será o ponto de partida para que possamos exemplificar alguns dos problemas encontrados ao se trabalhar com documento digitais, suas vantagens e desvantagens e a inter relação existente entre a arquivologia e outras áreas.  Prontos para mais essa aventura ? 
Analisaremos agora por partes :

   1.   Conforme visto na reportagem, após a digitalização os documentos são eliminados e conserva-se apenas o protocolo inicial, levando em conta a abordagem administrativa tal ação fere ao princípio da originalidade devendo assim ser conservado até o período de vigência documental, o seu suporte original. Visto que até o momento não existe uma legislação específica sobre a gestão de documentos eletrônicos, apenas diretrizes, dessa forma não se tem a garantia de que os documentos digitalizados possuem um valor probatório. Destaca-se também que o ato da eliminação exige a realização de uma prévia avaliação realizada por uma comissão constituída por membros de diversos setores da organização a qual os documentos pertencem. Outra problemática existente quanto à eliminação é em relação à possibilidade de fraudes, no momento em que o sistema pode ser invadido e em muitos casos modificar os documentos, surgindo outro documento que não tem relação alguma com o fundo documental em que esse novo documento está localizado, ferindo também ao princípio da proveniência e sendo motivo de questionamento quanto a segurança da informação, ressaltando que cabe ao arquivista a responsabilidade por tal fator.

Levando em conta a abordagem jurídica, destaca-se no texto a realização de todo o procedimento de digitalização realizado por técnicos em arquivo, desconsiderando a presença e necessidade de um arquivista, conforme exigido em lei.

             2.     Como exposto no vídeo, os documentos após passarem pela indexação e digitalização, são armazenados no suporte CD, que no entendimento do grupo veem a ser um problema. 

           Ao observarmos os avanços rápidos da tecnologia e suas variações constantes, o grupo se questiona quanto ao tempo que tal  informação poderá ser guardada e protegida e as dificuldades encontradas para a transmissão da informação. Analisando o suporte CD podemos entender como tal questionamento surgiu. O formato CD por estar sempre associado à uma máquina para transmitir sua informação acarreta problemas quanto ao acesso, já que não é qualquer equipamento capaz de lê-lo; e tal suporte daqui algum tempo, talvez, poderá sofrer transformações, ficar ultrapassado e até mesmo ser "extinto", fazendo-se necessário a mudança do suporte a cada vez que este já não servir mais para uso. Tornando o aperfeiçoamento e aprimoramento das técnicas e tecnologias trabalhos a serem realizados constantemente. Diante do exposto Lacombe e Margareth atestam que " é preciso assegurar que o documento possa ser lido e compreendido pelas gerações futuras" , segurança essa que, para nós estudantes de Arquivologia, é na verdade duvidosa quanto ao suporte em questão. 

                     Analisando o vídeo sob um contexto geral, citamos as vantagens e desvantagens encontradas :

                                                                    Vantagens 

     - rapidez na tramitação;

     - economia de custo ($), tanto com a matéria quando com o pessoal e tempo;

     - fácil recuperação de dados;

     - capacidade de armazenamento maior;

     - agilidade na transmissão da informação aos seus usuários;

     - retorno às exigências ecológicas;

     - economias de espaço; 

                                                                Desvantagens

     - necessidade de intermediação de equipamentos eletrônicos;

     -  desatualização de software e hardware, impossibilitando a recuperação da informação;

  - quanto à leitura, dependendo do suporte não possa ser reproduzido facilmente (desatualização);

     - constante adequação às novas tecnologias;

    - insegurança social, jurídica e histórica quanto à veracidade, autenticidade, preservação e confiabilidade dos documentos digitais; 

    - fragilidade do suporte digital;

    - grande propensão à danos; 

                    Tomando como nota a 'vantagem economia de custo' podemos ter como exemplo o exposto pelo palestrante Leonardo Moreira, que teve como base seu estudo, que foi realizado no Superior Tribunal de Justiça - STJ, em que observou o custo de cada processo produzido  ficava em torno de R$ 1.900,00 e 2.000,00 reais (calculado cada etapa pela qual o processo passava) enquanto o custo na reportagem apresentada chega à R$00,15 centavos por processo, sendo desconhecido os requisitos avaliados para tal contabilidade. 

                      Sob um ponto de vista histórico e social, o papel até hoje é de grande relevância quanto ao seu valor comprobatório das atividades, servindo como comprovação de muitas ações e fazendo com que fique a desejar quanto a autenticidade dos documentos digitais, já que prevalece uma incerteza quanto às informações apresentados por eles, deixando claro que a confiabilidade é bem maior com o documento físico (papel) do que por meios eletrônicos.  

                        

                    3.  Um outro questionamento levantado pelo grupo foi em relação ao tamanho de suporte que a rede de gerenciamento de documentos eletrônicos possui. A empresa possui o backup de arquivos em CD, o que é uma vantagem no caso de alguma falha no sistema de armazenamento digital original e é uma desvantagem no sentido de que futuramente o CD não será mais um suporte válido, deviso ao avanço tecnológico que irá demandar a migração de suporte. Não está relatado na reportagem se o material que foi digitalizado está hospedado nos próprios computadores da rede local da empresa, ou na internet, sendo o primeiro mais limitado. Também não é citado qual sistema ou ferramenta a empresa utiliza, como por exemplo o SIGAD ou GDE.

       Pode-se ressaltar que para que seja feita uma boa gestão destes documentos digitais, é necessário que os documentos originais também tenham uma gestão arquivística baseada nos princípios referentes. 

            4.    Em termos de indexação dos documentos, a empresa falha na simples enumeração de metadados. Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), indexação é o “processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras-chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação”.

Dessa forma, indexar tais documentos deve compreender também resumos, criação de palavras-chave e desenvolvimento de vocabulário controlado para obter objetividade nos processos de busca.

Duranti (2005, p. 120) enquadra suporte como um dos elementos externos dos documentos, destacando a crescente quantidade de suportes físicos encontradas na atualidade. Para a autora, tal escolha dentre as várias opções de suporte revela traços da finalidade da informação contida. Empresas terceirizam o serviço de digitalização tendo em vista a economia de tempo e espaço, porém o trabalho feito por tais empresas pode culminar numa desestruturação das informações digitalizadas. O processo de indexação impacta na recuperação dos documentos, e o trabalho mal planejado nesse aspecto pode acabar por comprometer uma das funções primordiais do arquivo: a recuperação das informações.

Bibliografia utilizada :

-  LACOMBE, Claudia rocha e Margareth da Silva. Acervo: Revista do Arquivo  Nacional/ Padrões para Garantir a Preservação e o Acesso aos Documentos Digitais. Acervo Rio de Janeiro, v. 20, nº 1-2, p 113-124, jan/dez 2007. 

- Slides do Palestrante , Leonardo Monteiro;

- link do vídeo: http://www.youtube.com/watch?v=GqW20LbaoOg